TABLAS DINAMICAS

INTRODUCCION

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico.

Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA

Crear los datos

En primer lugar, cree los datos en una hoja de cálculo de Excel. Puede importarlos de otra hoja o de una base de datos en una nueva hoja de cálculo de Excel. Para asegurarse de que los datos están listos para un informe de tabla dinámica, siga este procedimiento:

1. Elimine todas las filas o columnas vacías.
2. Quite los subtotales automáticos.
3. Asegúrese de que la primera fila contiene encabezados descriptivos para todas las columnas.
4. Asegúrese de que cada columna contenga sólo un tipo de datos, por ejemplo, que el texto se encuentre en una columna y los valores numéricos en otra distinta.

Iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos

1. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda de la tabla a partir de la que desea crear un informe de tabla dinámica.
2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

1. En el Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Paso 1 de 3, en ¿Dónde están los datos que desea analizar?, haga clic en Lista o base de datos de Microsoft Office Excel.
2. En ¿Qué tipo de informe desea crear?, haga clic en Tabla dinámica.
3. Haga clic en Finalizar.

Excel insertará una nueva hoja de cálculo en el libro que contenga el área de diseño del informe, la barra de herramientas Tabla dinámica, y la Lista de campos de tabla dinámica.

Iniciar la creación del informe de tabla dinámica

• Arrastre el campo Categoría de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque campos de fila aquí del informe de tabla dinámica.

No se preocupe si los campos no están en el lugar adecuado, podrá moverlos fácilmente después.

Observe que el asistente rellena automáticamente las filas con los datos de la columna Categoría de su hoja de cálculo. Además, los campos de la Lista de campos de tabla dinámica que se han usado aparecen en negrita.

Tabla dinámica con categorías en filas

Agregar datos al informe

• Arrastre el campo que contiene los datos que desea resumir, por ejemplo el campo Cantidad, de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque datos aquí del informe de tabla dinámica.

El informe de tabla dinámica mostrará ahora los gastos totales de cada categoría.

Tabla dinámica con categorías y gastos totales

 

 Agregar un campo de página de ordenación al informe

Para filtrar los datos por clase, se puede crear una flecha desplegable en la parte superior de la página.

1. Arrastre el campo Clase desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de página aquí.
2. Haga clic en la flecha despegable Clase y seleccione una clase.

De este modo, podrá ver las categorías de los gastos correspondientes a las clases, una a una. 

Resultados filtrados por clase

NOTA:Para ver los datos de todas las clases, haga clic en la flecha desplegable Clase y, a continuación, haga clic en (Todas).

TUTORIAL PARA HACER UNA TABLA DINAMICA.

MAPA CONCEPTUAL DE LAS TABLAS DINAMICAS

"REFLEXIONES"

Las tablas dinamicas es una de las herramientas que podemos utilizar en Excel, esta herramienta nos ayuda mucho cuando utilizamos listas con muchos datos, grasias a la tabla dinamica podemos ordenar, organizar y resumir los datos de una lista. Las tablas dinamicas son muy utilis cuando estamos utilizando una lista con demasiados datos, uno de los ejemplos mas usados es en las tiendas, cuando quieres saber el numero de articulos vendidos en el año o tambien cuando se quieren conocer el numero de articulos vendidos en cada tienda del pais. Ese es uno de los ejemplos mas utilizados de las tablas dinamicas, aunque tambien nos ayudan en la vida personal como cuando quiere llevar un control de gasto de tu familia puedes hacer una tabla dinamica para saber cuanto gasta cada mienbro de tu familia a la semana,mes o año.

Les recomiendo utilizar las tablas dinamicas cuando tengan que hacer una lista con muchos valores, para que haci tengan una organizacion facil de manipular.

SUBTOTALES

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.

¿Cómo?

Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.

1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Inserte los subtotales exteriores.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
3. Inserte los subtotales anidados.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
4. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.

     2.  Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas

VIDEO TUTORIAL DE SUBTOTALES

MAPA CONCEPTUAL DE LOS SUBTOTALES

"REFLEXIONES"

Los subtotales nos ayudan a resumir varias listas en una sola que nos permitira adjuntar todos los valores mediante enlaces, con la finalidad de obtener los totales generales de las listas, con la ayuda de los subtotales podemos obtener los resultdos de la sumas de los valores de una lista o de las que esten enlasadas, esto nos ayuda para no tener que utilizar la funcion suma para calcular los valores totales de cada uno, esta funcion de Excel es muy usada en las empresas de venta de alimentacion por que les permite llevar un resgistro de todos los productos totales que se han vendido en el año, o pueden saber que tienda vendio mas de sierto producto expesifico.